Ketika kamu melakukan transaksi jual beli, biasanya akan menggunakan buku nota sebagai tanda bukti pembelian. Kamu akan selalu mendapatkan nota ketika berbelanja di swalayan, pasar, tempat makan, dan sebagainya. Hal ini menjadi bukti penting bagi kedua belah pihak, antara pembeli dengan penjual. 

Pengertian dari nota sendiri ialah sebuah bukti transaksi yang sah antara penjual dan pembeli yang dilakukan secara tunai. Biasanya nota diberikan oleh penjual kepada pembeli, sehingga nota memiliki dua rangkap, yakni satu untuk pembeli dan satu untuk penjual. Hal ini bertujuan agar kedua belah pihak memiliki bukti transaksi yang sah, sehingga bila terdapat kesalahan, pembeli bisa melakukan komplain dengan bukti dan penjual tidak merasa dibohongi. 

Dalam pengertian Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), nota dimaknai sebagai surat peringatan (penunjukan, catatan); surat keterangan resmi (dari duta besar kepada pemerintah suatu negara atau sebaliknya); surat penjelasn dari jawatan (pemerintah, pemerintah daerah, dan sebagainya); tanda jual-beli secara kontan. 

Dari pengertian tersebut, sehingga bisa dikatakan bahwa buku nota bukan hanya untuk bukti transaksi. Tapi buku nota juga menjadi dokumen yang bisa diarsipkan karena memuat informasi transaksi yang telah dilakukan. Informasi pada buku nota dapat meliputi informasi barang, total harga, diskon pembelian, syarat retur, jumlah barang, dan lainnya. Informasi dari buku nota akan direkap dan digunakan sebagai bahan evaluasi penjualan, stok barang, serta untuk membantu membuat keputusan bisnis di kemudian hari. 

Jenis- jenis Buku Nota

Buku nota dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yakni nota kontan, nota debit, dan nota kredit. Berikut ini selengkapnya.

1. Nota Kontan 

Nota kontan adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli.  Nota kontan memiliki dua rangkap, yang pada lembar pertama akan diserahkan kepada pihak pembeli dan salinannya akan disimpan oleh penjual sebagai bukti transaksi atas penjualan tunai. 

Nota kontan berperan dalam memantau arus kas bisnis. Dengan mencatat setiap transaksi tunai, pemiliki bisnis dapat melacak masuk dan keluar uang secara akurat. Selain itu, nota kontan bisa menjadi bukti transaksi yang sah. Hal ini bisa membantu mencegah terjadinya konflik atau kebingungan antara pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut. 

Nota kontan memiliki kelebihan dalam berbagai transaksi bisnis. Di antaranya, memungkinkan transaksi untuk segera diselesaikan karena pembayaran secara tunai. Kemudian, format sederhana dari nota kontan membuat mudah dipahami dan digunakan oleh semua pihak. Terakhir, pencatatan transaksi pun tergolong efisien tanpa perlu proses tambahan, seperti pembuatan faktur atau verifikasi pembayaran. 

2. Nota Debit 

Secara singkat, nota debit dapat diartikan sebagai suatu dokumen yang dibuat oleh pembeli kepada penjual sebagai pernyataan pengurangan utang atau mendebet. Aktivitas yang dilakukan dengan nota debit, yaitu ketika saat adanya ketidaksesuaian dengan barang nota yang akan dibuat. Nota debit ini sebagai bukti transaksi yang sah untuk pengurangan utang dalam proses jual beli. Sama seperti nota lainnya, nota debit juga dibuat dalam dua rangkap, yakni satu untuk pembeli dan satu lagi untuk penjual. 

Nota debit berfungsi sebagai bukti pengurangan jumlah urang kepada penjual terhadap barang yang dibeli. Dengan adanya pengurangan tersebut, maka tagihan utang menjadi lebih sedikit dari sebelumnya. Kemudian, nota debit dapat dijadikan sebagai koreksi terhadap jumlah barang yang telah disetujui bersama. Bila terdapat kekurangan total produk kiriman, maka pembeli dapat menggunakan nota debit sebagai bukti ketika terjadi penagihan. 

Selain itu, nota debit dapat berguna sebagai koreksi terhadap harga. Misalnya, jika terdapat barang yang tidak laku dijual atau hal lainnya yang disetujui maka perlua koreksi ulang. Tujuannya membuat transaksi lebih transparan dan kedua belah pihak diuntungkan. Terakhir, nota debit dapat dijadikan bukti opname, yaitu aktivitas melakukan perhitungan persediaan produk sebelum dijual. Sehingga, pelaku usaha dapat mengetahui barang mana saja yang memiliki masalah. 

Komponen penting harus ada dalam buku nota debit seperti berikut.

– Nama PKP pelanggan atau pembeli

– Nama PKP pemilik usaha atau penjual

– Nomor nota kredit

– Keterangan jumlah produk yang didebit

– Keterangan jenis produk yang didebit

– Keterangan harga produk per item

– Keterangan total harga produk yang didebit

– Tanggal pembuatan nota debit

– Nama serta tanda tangan pelanggan atau pembeli.

3. Nota Kredit

Nota kredit merupakan nota yang diberikan sebagai bukti pengurangan piutang usaha karena pengembalian barang yang dikeluarkan penjual. Biasanya pengembalian barang dilakukan karena adanya kecacatan pada produk atau masalah pada kualitas barang sehingga perlu untuk diretur. Aktivitas pemberian nota kredit dilakukan oleh penjual. 

Bagi penjual, nota kredit berfungsi sebagai tanda pengurangan piutang usaha yang akan ditagihkan kepada pembeli. Sama seperti nota lainnya, nota kredit juga dibuat dua rangkap, masing-masing disimpan oleh penjual dan pembeli. 

Nota kredit dikeluarkan ketika terjadi beberapa hal. Pertama, ketika pelanggan mengembalikan barang atau menolak layanan karena alasan tertentu, atau terjadi kesalahan harga pada faktur asli. Kemudian terjadi kelebihan pembayaran pada faktur asli, dan terakhir barang yang dikirim mengalami kerusakan selama transit atau proses pengiriman. 

Terdapat beragam manfaat nota kredit yang harus kamu ketahui. Berikut ini selengkapnya. 

• Melakukan tugas administrasi menjadi lebih mudah karena semua transaksi perusahaan tercatat secara teratur.
• Mengeluarkan nota kredit membantu menjaga hubungan baik antara penjual dan pembeli karena ada kepercayaan yang terjaga di antara mereka.
• Nota kredit berguna sebagai catatan untuk meningkatkan kinerja bisnis, baik dalam memperbaiki produk atau layanan maupun meningkatkan efisiensi operasional.
• Jika terjadi masalah di masa mendatang antara pembeli dan penjual, nota kredit dapat menjadi referensi untuk menyelesaikan konflik.
• Nota kredit bisa digunakan sebagai dasar untuk melacak kesalahan penjualan, terutama saat produk sedang dalam proses pengiriman atau rusak sebelum pengiriman.

Cara Membuat Buku Nota

Nota simpel bisa kamu buat sendiri dengan menggunakan Microsoft Word atau Microsoft Excel. Berikut selengkapnya. 

1. Menggunakan Microsoft Word

Membuat nota melalui Microsoft Word relatif mudah, akan tetapi penggunaannya kurang praktis. Karena tidak bisa melakukan perhitungan secara otomatis dan harus manual.

Berikut ini cara membuat buku nota:

– Buka aplikasi Microsoft Word

– Buatlah baris dan kolom dengan mengikuti langkah berikut yaitu klik insert > table > insert table > masukkan jumlah kolom dan baris yang diinginkan lalu ok.

– Atur lebar dan tinggi kolom sesuai kebutuhan secara manual yaitu dengan melakukan drag pada garis yang ingin di atur ulang.

2. Menggunakan Microsoft Excel

– Buka aplikasi Microsoft Excel.

– Pada bagian atas tuliskan informasi mengenai penjual, yang mencakup nama toko, alamat toko, dan nomor telepon.

– Tulis nama penerima atau pembeli dan tanggal nota dibuat di bagian bawahnya.

– Buat tabel yang terdiri atas empat kolom. Kolom paling kiri jumlah barang, selanjutnya nama produk, harga satuan, dan sub total. Kamu juga bisa membuat tabel dengan kolom yang lebih banyak atau sedikit sesuai kebutuhan.

– Kemudian pada baris paling bawah pada tabel, pilih tiga kolom paling kiri, lalu klik merge cell.

– Pada bagian kolom dengan format merge cell, ditulis dengan keterangan total bayar.

– Pada kolom pertama di bawah baris “Sub Total,” kamu bisa memasukkan rumus =E9*F9

Dengan catatan, E9 merupakan harga dari produk yang pertama dan F9 merupakan jumlah produk yang dibeli. Kamu bisa menyesuaikan kode di atas untuk harga dan jumlah barang sesuai kolom dan baris yang tepat.

– Selanjutnya, salin rumus tersebut dengan menarik baris pertama di bawah “Sub Total” sampai di atas baris “Total.”

– Kemudian di bagian “Total Bayar” kamu bisa menambahkan rumus berikut:=SUM(G9:G23)

Dengan catatan, rumus ini digunakan untuk menjumlahkan semua sub total barang, G9 merupakan sub total dari barang pertama dan G23 merupakan sub total dari barang terakhir (ke 15). Kamu bisa menyesuaikan rumus di atas sesuai dengan baris dan kolom dari setiap sub total yang ada.

Cetak Buku Nota di Gunajaya Printing

Bila kamu tidak ingin ribet membuat buku nota sendiri, kamu bisa mencetak buku nota yang diinginkan di Gunajaya Printing. Kami melayani cetak nota carbonless tanpa karbon dan bisa memilih template dengan gratis. Hasil cetak buku nota pun memiliki kualitas yang berbeda dengan harga yang terjangkau. Kamu bisa pilih tipe buku nota strandard, porporasi, numbering, atau porporasi dan numbering. Kamu bisa pesan dengan mudah secara online melalui link ini. 

Cetak buku nota di Gunajaya Printing ada dua macam:
1. Menggunakan Mesin Cetak OFFSET
Kelebihan: Murah, hasil lebih presisi, dan warna lebih tajam.
Kekurangan: Waktu cetak yang cukup lama dan ada minimal cetak

2. Menggunakan Mesin Cetak Digital

Kelebihan: Proses cetak lebih cepat dan tidak ada minimal order 

Kekurangan: Hasil cetak kurang presisi dan warna kurang terang